Tänase sekretäride päeva ja laiemalt kõikide administratiivtöötajate päeva puhul vaatleme sekretäri ametit läbi ajalooprisma.

Sõna „sekretär“ tähendab isikut, kes on asutusse või üksikisiku juurde tööle võetud selleks, et ta aitaks pidada kirjavahetust, korras hoida dokumente ja kokku leppida kohtumisi. See sõna tuleneb nimetusest „saladuse hoidja“, inglise keeles „secret keeper“.

Algul oli sekretär isik, kes oli kuninga või kuninganna teenistuses, ta oli pühendatud nii riiklikesse kui ka isiklikesse saladustesse. Lisaks tuleneb sekretäri mõiste ladinakeelsest sõnast discretus –eraldatud; peenetundeline, taktiline, tagasihoidlik; secretum – kabinet ja arhiiv; koht, kus tegeletakse salajaste kirjutistega ja valvatakse neid; prantsuskeelne secrétaire, ingliskeelne secret, itaaliakeelne segreto märgivad saladust.

15. ja 16. sajandil, kui ülemaailmne kaubandus laienes, saavutasid sekretärid sageli väljapaistva positsiooni ja sekretäri nimetusele lisati tihti täiend „isiklik“ või „era“. Teoses „Barokiajastu inimene“, mis hõlmab ajavahemikku 16. sajandi lõpust kuni 17. sajandi teise pooleni, saame teada, et tolleaegsete sekretäride tööd austati ning neid peeti isegi vürstide „küljeluudeks“. Neid võrreldi jumalate lähimate inglitega, sest nemad olid oma teenetes vürstile lähimad mitte ihuliselt ega hingeliselt, vaid vaimu kaudu. See muutis selle ameti väga austusväärseks.

Sekretäri peeti „laekaks“ või ka „kõhuks“. Ta oli diskreetsuse meister ning vaikuse ja salapära virtuoos. Sekretär võis olla filosoof, kes tegeles kirjakunstiga. Ta pidi olema „usalduslik“ ja „salajane“ nõuandja, kes kooskõlastas oma instruktsioonid heroilise võimuga, võttes ise võimu teostamisest osa „õpetajana“. Sekretär oli vürsti õpetaja. Ta võis ihaldada vürsti trooni, nagu oli minevikus sündinud Aleksander Suure erasekretäri Eumenesega, kes oli valitseja kõrval tähtsaim ja jätkas tema valitsust.

Sekretäriamet oli seotud saladuste ja saladuslikkusega. Tegeledes kirjade ja kantselei šifreeritud koodidega, lasus sekretäril vaikimiskohustus. Juba sellel ajal oli sekretäri töö seotud „tänapäeva naftaga“ ehk andmetega ja sekretär teadis, kuidas väärtuslikke andmeid tuleb hallata. Sekretäridelt nõuti tervet ja tugevat kehaehitust, ta pidi olema üleni kaetud riietega, mis olid ranged ja soovitavalt musta värvi või äärmisel juhul noorematel inimestel tumehallid. Riiete küljes ei tohtinud olla mingeid kaunistusi. Uudishimulike silmade eest soovitati sekretäril end peita eraldi asuva toa „üksildusse ja vaikusesse“. See nõudis loobumist seltskondlikest vestlustest ja söömaaegadest. Sekretäriameti juurde kuulusid tõsidus, ausus ja tagasihoidlikkus igas asjas. Süüa võisid nad üksinda oma kambris.

Mehed domineerisid sekretäriametis kuni 1880. aastate lõpuni. Alates kirjutusmasinate kasutuselevõtust 1870. aastatel asusid mitmetesse kantseleirollidesse naised, kel oli sel ajal juba võimalus haridust omandada. Naiste huvi sekretäriameti vastu oli suur, nad osalesid vastavatel koolitustel. See oli võimalus ennast teostada, omandada oskused ja teha tööd, mis meeldis. Naised saavutasid meessekretäridega võrreldes paremad oskused.

Nõukogude aja sekretär tegeles dokumentide ettevalmistamise, vormistamise, töötlemise, paljundamise, arvestamise (registreerimise) ning ringlemise ja säilitamise korraldamisega. Lisaks sellele tegeles ta juhtide ja spetsialistide, samuti nende ja külaliste vahelise suhtlemise korraldamisega. Sekretäritöö korraldamises olid omad puudused ja eelkõige seisnes see sekretäritöö tegijate ettevalmistuses ja nende kvalifikatsiooni tõstmise süsteemi puudumises, mis oleks loonud eeldused töö paremaks korraldamiseks kõikides ettevõtetes.

Sekretäri ametikohta iseloomustas tema positsioon ettevõttes, mis olenes sellest, kas ta oli ettevõtte, selle juhi või osakonna sekretär. See positsioon sõltus ka sekretäritöö tegijate arvust ja nendevahelisest tööjaotusest. Nii oli kantselei koosseisus ja selle juhataja alluvuses töötava sekretäri positsioon teistsugune kui direktorile vahetult alluval sekretäril. Suurel määral sõltus sekretäri positsioon temast endast. Võimekat, tööga hästi toime tuleva sekretäriga tavaliselt arvestati, tema poole pöörduti, tema abile loodeti. Mitte vähem tähtis polnud juhi suhtumine sekretäri ametisse.

Nõukogude aja sekretäri tööülesanded olenesid juba siis tema positsioonist ja ettevõttest, kus ta töötas. Sekretär pidi eelkõige juhti abistama ja dokumentidega tegelema. Ta oli ka tol ajal spetsialist, kes oskas käsitleda kirjutusmasinat, mida enamik asutuse ametnikest ja spetsialistidest ei osanud.

Meenutusi 20 aasta tagustest ajast

Kutseõpetaja Miljan Talvet Olustvere Teenindus- ja Maamajanduskoolist otsis üles oma 1994. aasta ametijuhendi ja leidis, et tolleaegse kantseleijuhataja tööülesannete hulka kuulus:

1. kooli pitsatite seaduspärase kasutamise eest vastutamine ja nõuetekohane säilitamine;

2. töötajate kartoteegi pidamine, isiklike ja tööalaste muudatuste kaartidele (paberkandjal) kandmine;

3. tööraamatute ja nende vahelehtede arvestuse pidamine ja kulusse kandmine;

4. pensionidokumentide vormistamine ja pensioniametile esitamine (paberkandjal);

5. töötajate ja nende ülalpeetavate arvestuse pidamine (paberkandjal) ja nimekirjade esitamine haigekassale.

Janne Kerdo on olnud näiteks pitsatite, plankide hävitamise komisjoni liige. Esimene (ja ka viimane) komisjoni koosolek lõppes protokollis toodud otsusega, et „Hävitamine otsustatakse järgmine kord“ (aasta oli 1994). Mõeldes praegustele ülesannetele, et tuleb oma „ajalugu“ hoida, siis tegemist võib olla teavikutega ja pigem tuleb neid hoida ning nende üle ka arvestust pidada.

Eesti Juhi Abi Ühingu liige Anu Ehamaa meenutab oma tööd 1990. aasta alguses ülikooli õppeprorektori sekretärina. Hommikupoolikud möödusid sissetulevaid dokumente/kirju registreerides. Kantseleis pidi käima n-ö tuvipesast oma posti toomas ja teistele viimas. Siis tuli ka väljasaadetav post esmalt trükimasinal valmis trükkida (osa kirju tegi spetsiaalne masinkirjabüroo, mis asus peahoone ülemisel korrusel), võtta allkiri ja panna ümbrikusse. „Eriti naljakas ülesanne oli valida telefonil numbrit 8. Toona pidi kaugekõne võtmiseks algul valima 8 ja siis edasi ülejäänud number, aga et ilmselt oli liine seal vähe, siis tuli seda 8 teinekord tunde vändata. Kui mu ülemus soovis helistada Tallinnasse, pidin mina hakkama 8 väntama. Välismaale sai otse ka helistada, aga ainult ühelt telefonilt ja see oli ülikooli rektori oma.”

Igal erialal on tähtsad kindlad isikuomadused. Tol ajal peeti eriti oluliseks isikuomaduseks kellaajast kinnipidamist. Ehamaa nendib, et kuna tööd ei olnud kaheksaks tunniks, siis oli ikka igav ka. „Aga punkt kell 8 pidi kohal olema ja enne viite ei tohtinud ära minna,“ lausub ta. Lisaks sellele pidi olema väga hea masinkirja- ja vene keele oskus. Ka tolleaegne sekretär pidi olema oskuslik rööprähkleja, sest oma aega tuli jagada samal ajal nii sise- kui ka välisklientidele, nii ülemusele kui ka kiireloomulistele tööülesannetele (kirjade trükkimine ja telefonikõnedele vastamine).

Ajaloolises ülevaates on kasutatud juhiabi eriala lõpetanud Gerli Matikaineni lõputööd.

Artikli autor: kutseõpetaja ja Juhi Abi Ühingu esinaine Janne Kerdo

Allikas: sekretär.ee